Flota toca un carro para anticiparle
Generar anticipo
🧾 Otros gastos
🧾 ① PROPIETARIO DE LA PLACA — de él son el RUT y la declaración
💳 ② A QUIÉN SE LE CONSIGNA — quien recibe la plata; no siempre es el del RUT
Tercero nuevo — sube los documentos y la IA llena TODO (solo revisas y creas)
⚠ EXCEPCIÓN — PROVEEDOR SIN RUT
📄 SOLICITUD DOCUMENTO SOPORTE — para el proveedor que NO factura
Se pide igual que una orden, pero en vez de factura lleva documento soporte: retenciones lo genera y lo sube sin firmar, quien lo hace firmar lo valida con el proveedor y lo sube firmado, y ahí pasa a tesorería. La retención queda puesta en ese mismo paso: no vuelve a retenciones.
🚨 Novedades de terceros · varadas, cambios de ruta, estudios de seguridad — la placa NO tiene que existir en los maestros
| Fecha | Tipo | Placa | Conductor | Ruta | Detalle | Reportó |
|---|
🚛 Flota toca un carro: conductor, trailer, novedad
Carro
📜 Últimos cambios — quién cambió qué, cuándo y por qué
👥 Personal toca un conductor: en ruta, ya cargó, esperando viaje
Hoy es informativo: no toca indicadores ni bloquea solicitudes. Es para ver de un vistazo en qué anda cada quien.
Conductor
📜 Últimos cambios — a quién se le cambió qué, cuándo y quién lo hizo
🔒 Precintos control de sellos · LX-PT03-09
🔗 Atarle un precinto a una operación — salen las que pidieron sello y no lo tienen; cualquier otra se llama por el número del anticipo, el del viaje o la placa, esté marcada o no
📄 Actas de entrega — lo que se mandó de una oficina a otra
Precintos
⛽ Combustible toca un carro con combustible pendiente · Terpel o Pelaya · no mueve plata
Autorizar combustible
Tesorería — por pagar
Pagar seleccionados
Cuentas por pagar · Terceros (anticipos a dueños de vehículos, agrupados)
Nuevo tercero
| NIT | Nombre | Tipo |
|---|
| Placa | Tipo | Tenencia | TAG | Chip | Dueño | Centro costo |
|---|
| Ruta | Vía | Tipo | Carga | KM | Gal sugerido | Peaje est. | Costo total | KM |
|---|
Asignar tarjeta a un conductor
Reasignar cierra la asignación anterior (queda el historial) y los pagos viejos no se tocan. La tarjeta vigente es la que usan los planos.
Inventario de tarjetas
Todas son de DAVIVIENDA y se asignan a conductores propios, administrativos o de propios-tercero. El chip lo maneja el sistema; el Estado es suyo: escriba ACTIVA, BLOQUEADA, PERDIDA, POR ENTREGAR o lo que aplique — se guarda solo al salir del campo.
| Tarjeta | Referencia | Conductor | Desde | Estado |
|---|
Catálogo de conceptos
Cada concepto decide cuántos soportes exige, y puede pedir distinto para carros propios que para terceros. También decide qué pasa si falta el soporte: bloquear la aprobación, o dejarla pasar y quedar pendiente de entregarlo (útil para una grúa de madrugada o un peaje pagado de afán).
Soportes por módulo
Manda sobre lo que trae el módulo de fábrica. Si el concepto del catálogo tiene su propio número, ese gana.
Tarifas de estadía por tipo
| Tipo de vehículo | $ por día |
|---|
La estadía se calcula: días × tarifa. El cruce con el tipo del vehículo tolera tildes, plural/singular y espacios.
Notificaciones por concepto
TODOS aplica a todo · CONSOLIDADO_DIARIO es el correo contable de las 6:00 am.
Festivos de Colombia
Auto-calculados (ley de puentes + Semana Santa) — extienden la ventana de finde en las sugerencias. Si decretan uno nuevo, agrégalo:
Parámetros generales
Contable: centros de costo y cuentas
| Centro | Nombre |
|---|
| Módulo | Cuenta |
|---|
Personal (conductores y administrativos)
Solo cédula, nombre y celular. La tarjeta se asigna en Maestros → Tarjetas, que lleva el historial. Para cargar muchos de una vez use Maestros → Cargar datos.
| Cédula | Nombre | Celular | Vinculación | Tarjeta |
|---|
📄 Registro de papeles un documento se usa UNA vez: aquí se ve dónde quedó cada OT, manifiesto, factura y recibo
Da igual cómo lo escriba: OT-0123, ot 123 y OT123 son el mismo papel. Si hay que volver a usar uno, se libera con su motivo.
Cargar los maestros desde Excel
Sube tus archivos como los tengas: el sistema reconoce los encabezados aunque se llamen distinto (PLACA, Placa Vehículo, Configuración…). Primero muestra una vista previa y no guarda nada hasta que confirmes.
El orden importa. Cárgalos así, porque cada uno se apoya en el anterior:
1. Terceros (dueños de los carros) → 2. Conductores → 3. Vehículos → 4. Tarjetas → 5. Proveedores → 6. Maestro de rutas
El maestro de rutas se carga en Maestros → Rutas, que tiene su propio botón.
Ciudades del mapa
Son las coordenadas que usa el mapa para dibujar las rutas. Si al escoger una ruta el sistema avisa que falta una ubicación, agrégala aquí y el mapa la toma de una. La latitud va primero (en Colombia es un número entre 0 y 13; la longitud es negativa).
Indicadores por ruta (por qué el sistema sugiere)
| Ruta | Día | Nivel | N viajes | Prob. giro finde | Estadía mediana | Desvío sug→final |
|---|
Estado de cuenta (buscable y desglosable)
Combustible aprobado Terpel y Pelaya · cruzado con lo tanqueado
Lo que se va a exportar aprobado, pagado y legalizado
🧾 Retenciones practicadas órdenes de mantenimiento con factura
1 · Excel mensual (formato del archivo de siempre)
Mismas columnas: fecha, placa, conductor, MUC, origen, destino, 13 conceptos, total redondeado a miles.
2 · Consolidado diario → contabilidad
El cron de las 6:00 am envía el consolidado del día anterior SOLO al correo contable (Notificaciones → CONSOLIDADO_DIARIO). Aquí puedes generarlo/enviarlo a mano:
3 · Archivo de transmisión contable
Centro de costo por VEHÍCULO (Maestros → Vehículos) + cuenta por CONCEPTO (libro de cuentas en Maestros → Parámetros).
El plano bancario vive en Tesorería (botón "Pagar seleccionados").
📧 Probar correo
Envía un correo de prueba para ver si el SMTP funciona.
💾 Espacio de archivos
Cuánto pesan los documentos y fotos subidos.
Crear usuario
Debe cambiar la clave al primer ingreso · mínimo 8 caracteres
Usuarios
"Restablecer clave" le pone una clave temporal a quien la olvidó. Usted nunca ve la clave definitiva de nadie: al entrar, el sistema le exige cambiarla.
Matriz de permisos
Un clic agrega o quita. S = solicita · A = aprueba · R = revisa. El cambio aplica de inmediato.
📱 Últimos avisos de WhatsApp
Bitácora
↩ Reversiones — 1) se solicita el viaje y el valor · 2) tesorería pone el motivo y la aplica
🧾 Retenciones — órdenes de mantenimiento que llegaron con factura
Mientras una orden esté aquí, tesorería no la puede pagar. Escriba el porcentaje y el sistema calcula los pesos (o escriba los pesos directamente). Si no lleva retención, use No aplica con el motivo.
Últimas resueltas
⚙ Tarifas: por concepto y por cuantía
🏦 Aprobación de pagos — lo que tesorería mandó para subir al banco
Se ve tal como tesorería lo mandó: si mandó cuatro de una, van las cuatro juntas. Aprobar es subirlo al banco. También puede devolverlo a tesorería o rechazarlo, con el motivo.
Últimos subidos (y cuánto se demoraron)