Flota toca un carro para anticiparle
Generar anticipo
🧾 Otros gastos
Tercero nuevo — sube los documentos y la IA llena TODO (solo revisas y creas)
| Consecutivo | Fecha · hora | Módulo | Placa · conductor | Valor | Estado |
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⛽ Combustible toca un carro con combustible pendiente · Terpel o Pelaya · no mueve plata
Autorizar combustible
Tesorería — por pagar
Planos de dispersión — uno por banco (un viaje mixto se parte en -A/-B)
Cuentas por pagar · Terceros (anticipos a dueños de vehículos, agrupados)
Nuevo tercero
| NIT | Nombre | Tipo |
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| Placa | Tipo | Tenencia | TAG | Chip | Dueño | Centro costo |
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| Ruta | Vía | Tipo | Carga | KM | Gal sugerido | Peaje est. | Costo total | KM |
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Asignar tarjeta a un conductor
Reasignar cierra la asignación anterior (queda el historial) y los pagos viejos no se tocan. La tarjeta vigente es la que usan los planos.
Inventario de tarjetas
Todas son de DAVIVIENDA y solo se le asignan a conductores propios o de propios-tercero. El chip lo maneja el sistema; el Estado es suyo: escriba ACTIVA, BLOQUEADA, PERDIDA, POR ENTREGAR o lo que aplique — se guarda solo al salir del campo.
| Tarjeta | Referencia | Conductor | Desde | Estado |
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Catálogo de conceptos
Cada concepto decide cuántos soportes exige, y puede pedir distinto para carros propios que para terceros. También decide qué pasa si falta el soporte: bloquear la aprobación, o dejarla pasar y quedar pendiente de entregarlo (útil para una grúa de madrugada o un peaje pagado de afán).
Soportes por módulo
Manda sobre lo que trae el módulo de fábrica. Si el concepto del catálogo tiene su propio número, ese gana.
Tarifas de estadía por tipo
| Tipo de vehículo | $ por día |
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La estadía se calcula: días × tarifa.
Notificaciones por concepto
TODOS aplica a todo · CONSOLIDADO_DIARIO es el correo contable de las 6:00 am.
Festivos de Colombia
Auto-calculados (ley de puentes + Semana Santa) — extienden la ventana de finde en las sugerencias. Si decretan uno nuevo, agrégalo:
Parámetros generales
Contable: centros de costo y cuentas
| Centro | Nombre |
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| Módulo | Cuenta |
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Conductores
Solo cédula, nombre y celular. La tarjeta se asigna en Maestros → Tarjetas, que lleva el historial. Para cargar muchos de una vez use Maestros → Cargar datos.
| Cédula | Nombre | Celular | Vinculación | Tarjeta |
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Cargar los maestros desde Excel
Sube tus archivos como los tengas: el sistema reconoce los encabezados aunque se llamen distinto (PLACA, Placa Vehículo, Configuración…). Primero muestra una vista previa y no guarda nada hasta que confirmes.
El orden importa. Cárgalos así, porque cada uno se apoya en el anterior:
1. Terceros (dueños de los carros) → 2. Conductores → 3. Vehículos → 4. Tarjetas → 5. Proveedores → 6. Maestro de rutas
El maestro de rutas se carga en Maestros → Rutas, que tiene su propio botón.
Ciudades del mapa
Son las coordenadas que usa el mapa para dibujar las rutas. Si al escoger una ruta el sistema avisa que falta una ubicación, agrégala aquí y el mapa la toma de una. La latitud va primero (en Colombia es un número entre 0 y 13; la longitud es negativa).
Indicadores por ruta (por qué el sistema sugiere)
| Ruta | Día | Nivel | N viajes | Prob. giro finde | Estadía mediana | Desvío sug→final |
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Estado de cuenta (buscable y desglosable)
Combustible aprobado Terpel y Pelaya · cruzado con lo tanqueado
Lo que se va a exportar aprobado, pagado y legalizado
1 · Excel mensual (formato del archivo de siempre)
Mismas columnas: fecha, placa, conductor, MUC, origen, destino, 13 conceptos, total redondeado a miles.
2 · Consolidado diario → contabilidad
El cron de las 6:00 am envía el consolidado del día anterior SOLO al correo contable (Notificaciones → CONSOLIDADO_DIARIO). Aquí puedes generarlo/enviarlo a mano:
3 · Archivo de transmisión contable
Centro de costo por VEHÍCULO (Maestros → Vehículos) + cuenta por CONCEPTO (libro de cuentas en Maestros → Parámetros).
El plano bancario vive en Tesorería (botón "Pagar seleccionados").
📧 Probar correo
Envía un correo de prueba para ver si el SMTP funciona.
💾 Espacio de archivos
Cuánto pesan los documentos y fotos subidos.
Crear usuario
Debe cambiar la clave al primer ingreso · mínimo 8 caracteres
Usuarios
"Restablecer clave" le pone una clave temporal a quien la olvidó. Usted nunca ve la clave definitiva de nadie: al entrar, el sistema le exige cambiarla.
Matriz de permisos
Un clic agrega o quita. S = solicita · A = aprueba · R = revisa. El cambio aplica de inmediato.
📱 Últimos avisos de WhatsApp
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